Nesta postagem, conheça as 10 coisas que você nunca deve fazer e como evitar problemas ao trabalhar no Excel.
Assista o vídeo (em inglês)
1. Mesclar e centralizar as células
99% do tempo você não precisa mesclar e centralizar células! O problema com células mescladas e centralizadas é que elas interferem na seleção de um intervalo de células, o que é muito irritante. Além disso, eles podem impedir que você classifique os dados, copie e cole e pode causar erros de fórmula.
Solução: use Centralizar na seleção.
Parece idêntico às células mescladas, mas não tem nenhuma das limitações. Na imagem abaixo, você não pode dizer a diferença entre as células mescladas e aquelas que usam o centro na seleção? Não!
Nota: não há equivalente para centralizar na seleção para alinhamento vertical, então você ainda pode precisar usar Mesclar e Centralizar para mesclar entre linhas.
2. Layout não tabular
Um dos MAIORES erros que vejo são os dados no layout errado como o abaixo:
À primeira vista, o layout parece muito bom, no entanto, os valores do ano são divididos em várias colunas. Quando você faz isso, fica difícil usar as ferramentas integradas como tabelas dinâmicas e funções projetadas para trabalhar com dados em um layout tabular.
Este é apenas um exemplo do layout de dados incorreto.
Solução: O layout correto é um formato tabular com apenas uma coluna para os valores e outra para o ano:
3. Datas formatadas como texto
Datas formatadas como texto, que geralmente vêm de arquivos exportados de sistemas externos, podem ser difíceis de detectar porque têm a mesma aparência na face da célula e até mesmo na barra de fórmulas:
No entanto, se você usar o atalho de teclado CTRL + Acento Grave, as datas inseridas corretamente exibirão seu número de série de data, conforme mostrado abaixo na coluna D:
Para reverter para o formato de data, CTRL + Acento Grave novamente.
O motivo pelo qual as datas formatadas como texto são problemáticas é porque você não pode referenciá-las em fórmulas. Por exemplo, se eu quisesse calcular o número de dias entre a primeira e a última data, recebo um erro com as datas do texto, mas os números de série das datas corretos são calculados corretamente.
Solução: Converta datas de texto em números de série de datas.
4. Links externos
Esse aviso de erro é tão frustrante que eu poderia simplesmente deixar por isso mesmo, mas também é importante ressaltar que as seguintes funções não funcionam ao fazer referência a pastas de trabalho externas fechadas:
Solução: Se você precisar referenciar dados em um arquivo externo, a melhor opção é usar Power Query para obter os dados e colocá-los em seu arquivo. Você pode então atualizar a consulta sem abrir o arquivo externo para obter quaisquer atualizações e suas fórmulas não serão quebradas.
5. Formatando colunas / linhas inteiras
É rápido e fácil aplicar a formatação a toda coluna ou linha, mas isso apenas adiciona dados desnecessários ao arquivo, tornando o tamanho do arquivo maior do que o necessário.
Solução: Formate seus dados em uma tabela do Excel (CTRL + T) e escolha um formato na galeria de estilos:
Ou se preferir definir seu próprio formato, escolha ‘Nenhum’ (opção superior esquerda na galeria de estilos). Quando você aplica formatos à coluna de uma tabela, eles são automaticamente aplicados a todas as novas linhas que você adicionar.
6. Formatação para codificar dados
É uma prática comum usar cores de preenchimento de célula para codificar dados. O problema com isso é que você não pode fazer referência à cor de preenchimento da célula em fórmulas, o que torna difícil contar os dados que correspondem a uma cor de preenchimento. Pegue a tabela abaixo, não podemos contar facilmente quantos dias da semana estão sombreados em azul:
Solução: use números ou texto nas células e aplique formatação condicional que sombreia as células que contêm um valor especificado:
Usei formatos de número personalizados na regra de formatação condicional para ocultar os números na face da célula:
Você ainda pode consultar os números para calcular a contagem:
7. Cores de formatação
Não há necessidade de usar cores berrantes para destacar os dados:
Em vez de chamar a atenção para os dados, isso deixa o leitor desconfortável e as informações difíceis de ler.
Solução: mantenha-o simples e use cores complementares:
8. Vários registros em uma célula
Pode ser tentador colocar o máximo possível de dados em uma única célula, mas é difícil então analisar esses dados com fórmulas. Usando o exemplo abaixo, você pode querer saber quantas pessoas estão listadas para quarta-feira:
Com o layout acima, é muito difícil fazer qualquer coisa, exceto contar a olho. Considerando um layout com células separadas para cada dia, você pode facilmente adicionar uma fórmula para contar o número por dia:
Observação: o layout acima é a visualização do ‘relatório’ final. O ideal é que você armazene seus dados em um formato tabular de acordo com o ponto 2 e, em seguida, use uma Tabela Dinâmica ou fórmulas para gerar a exibição do relatório acima.
9. Intervalos de soma omitindo células
Adicionar novas linhas de dados acima de uma fórmula SUM pode às vezes resultar na omissão da nova linha da SUM. Para ser justo, isso era mais um problema nas versões anteriores do Excel, mas ainda acontece no Microsoft 365, como você pode ver no exemplo abaixo:
Solução: Usar DESLOCAMENTO para retornar a última referência de célula no intervalo:
10. Usando o tipo de arquivo .xls
O tipo de arquivo .xls foi substituído por .xlsx a partir do Excel 2007 em diante, no entanto, muitos sistemas de terceiros ainda têm a opção de exportar dados para .xls.
Os arquivos .xls são baseados no Binary Interchange File Format (BIFF) e armazenam informações em formato binário. Enquanto os arquivos .xslx são baseados no formato Office Open XML, que armazena dados em arquivos XML compactados no formato ZIP. A estrutura e os arquivos subjacentes podem ser examinados simplesmente descompactando o arquivo .xlsx.
Solução: faça uma cópia do arquivo e salve-o como um tipo de arquivo .xlsx.
O post 10 erros comuns do Excel a evitar apareceu primeiro em Meu Centro de Treinamento Online.
Artigo escrito por: Mynda Treacy
